V.P.V.A. - Huishoudelijk reglement

Algemene bepalingen.


Artikel 1.
Onder het bepaalde in artikel 3.2.e. van de statuten vallen ook het uitgeven van een maandelijks (met uitzondering van juli en augustus) verenigingsorgaan, getiteld De Postzegel Mare en het opzetten en onderhouden van een website met het domein adres www.vpva.nl en daaraan gekoppeld een e-mail functie.

Artikel 2.
De categorien als bedoeld in artikel 9.1 van de statuten zijn:
Onder jeugdleden wordt verstaan leden in de leeftijdscategorie vanaf 10 jaar oud tot het einde van het kalenderjaar waarin hij/zij de leeftijd van 18 jaar bereikt heeft.

Artikel 3.
Leden van wie de bij de vereniging geregistreerde persoonlijke gegevens wijzigen, dienen dit schriftelijk te melden bij de vereniging.
Dit kan: Artikel 4.
De statuten en reglementen van de vereniging zijn voor een ieder beschikbaar op de website van de vereniging en worden alleen op schrift uitgereikt als het betreffende lid daartoe een verzoek doet aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 5.
Betaling van de contributie zal plaatsvinden via eigen giro- of bankoverschrijving dan wel contant.
Leden/donateurs moeten ervoor zorgdragen dat hun contributie vr 1 januari van het betreffende contributiejaar is overgemaakt op de bankrekening van de vereniging. Leden/donateurs die hun contributie niet op tijd betalen worden maximaal nmaal gemaand tot betaling. Indien binnen 14 kalenderdagen na deze aanmaning nog niet is betaald, volgt ontzetting uit het lidmaatschap conform artikel 7.c van de statuten, waarvan mededeling wordt gedaan in het verenigingsorgaan De Postzegel Mare.

BESTUUR.

Artikel 6.
De algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 14.2 van de statuten moet plaatsvinden binnen drie maanden nadat de in de statuten genoemde situatie is ontstaan.

Artikel 7.
Wanneer een bestuurslid wil bedanken voor zijn/haar functie, moet hij/zij dat schriftelijk aan de secretaris kenbaar maken. Indien de secretaris wil bedanken, dient hij/zij dat schriftelijk aan de voorzitter kenbaar te maken.

Artikel 8.
De secretaris is belast met de dagelijkse briefwisseling en houdt van alle uitgaande stukken kopie. Hij/zij heeft tot taak het bijhouden van het archief en het tijdig uitschrijven van de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen evenals het maken van de notulen daarvan.
De secretaris brengt alle ingekomen stukken in ter behandeling op de bestuurs- respectievelijk algemene ledenvergadering.
Jaarlijks verzorgt de secretaris een jaarverslag.

Artikel 9.
Er is een reglement Veiling en de commissaris veiling voert zijn/haar werkzaamheden uit conform dit reglement. Jaarlijks verzorgt de commissaris veiling een jaarverslag.
Er is een reglement Rondzendverkeer en de commissaris rondzendverkeer voert zijn/haar werkzaamheden uit conform dit reglement. Jaarlijks verzorgt de commissaris rondzendverkeer een jaarverslag.

Artikel 10.
De penningmeester draagt zorg voor het financile beheer, het innen van alle aan de vereniging toekomende en betaling van alle verschuldigde bedragen. Hij/zij houdt nauwkeurig aantekening van de ontvangsten en uitgaven en is alleen bevoegd uitgaven te doen, die het gevolg zijn van bepalingen in de statuten, het huishoudelijk reglement, het reglement Veiling of Rondzendverkeer, van de uitvoering van besluiten van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen. Jaarlijks verzorgt de penningmeester een financieel jaarverslag.

Artikel 11.
Het bestuur stelt tarieven vast waar dat door de statuten of reglementen wordt gevraagd, of waar dat voor het besturen der vereniging noodzakelijk is en de statuten of reglementen daarin niet voorzien. Deze tarieven worden na vaststelling in de eerstvolgende algemene ledenvergadering ter instemming voorgelegd aan de leden.

BESTUURSVERGADERINGEN.

Artikel 12.
Bestuursvergaderingen worden ten minste tweemaal per jaar gehouden en voorts zo dikwijls als door n der bestuursleden wenselijk wordt geacht. De secretaris nodigt alle overige bestuursleden uit en informeert hen over tijd en locatie.

ALGEMENE LEDENVERGADERINGEN.

Artikel 13.
De secretaris draagt zorg voor de aanwezigheid van een presentielijst voor stemgerechtigde leden indien een algemene ledenvergadering wordt gehouden. Hij/zij controleert de juistheid ervan en is gerechtigd correcties aan te brengen dan wel doorhalingen te verrichten.

Artikel 14.
Uiterlijk n maand vr afloop van het kalenderjaar wordt er door het bestuur een algemene ledenvergadering gehouden om de begroting, en daaraan gekoppeld de contributie, voor het volgende kalenderjaar vast te stellen.

Artikel 15.
Indien er conform artikel 19, lid 7 van de statuten schriftelijk gestemd moet worden, benoemt het bestuur een tijdelijke stemcommissie bestaande uit de secretaris en tenminste twee leden, zijnde geen bestuursleden en niet betrokken als kandidaat bij de stemming.
Deze commissie stelt de uitslag van de stemming vast.

KASCOMMISSIE.

Artikel 16.
De volgens artikel 15.4 van de statuten benoemde kascommissie bestaat uit twee leden, terwijl er tevens altijd een reserve kascommissielid wordt benoemd, die een eventueel opengevallen plaats kan innemen.
(Reserve) Kascommissieleden worden benoemd voor de periode van n jaar en zijn terstond herkiesbaar voor een volgende periode.
De kascommissie benoemt uit haar midden een rapporteur die namens haar optreedt en haar vertegenwoordigt op de algemene ledenvergadering.

OVERIGE FUNCTIES.

Artikel 17.
Het bestuur kan voor de uitvoering van noodzakelijke taken functionarissen benoemen en ontslaan. De benoemde functionarissen zijn aan het bestuur verantwoording verschuldigd.
Hierbij kan onder andere gedacht worden aan: Indien geen specifiek reglement aanwezig is, dient het bestuur te zorgen voor een functiebeschrijving.

ARCHIEF.

Artikel 18.
Het archief bevat ten minste alle door de vereniging gevoerde correspondentie, de notulen, de jaarverslagen, een exemplaar van elke versie van de statuten en de reglementen, de ledenlijsten en al wat het bestuur verder in het archief wil plaatsen.
Op voorstel van de secretaris kan het bestuur besluiten om archiefstukken, niet vallend onder artikel 15.7 van de statuten, te vernietigen.

SLOTBEPALINGEN.

Artikel 19.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.




Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 21 oktober 2002.

Het origineel is getekend door:

E.G. Boxma, Voorzitter
A.H. de Hoop-Meijer, Secretaris
W. van Schieveen, Penningmeester






© V.P.V.A.